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Prescindimos de Whatsapp como canal de comunicación para mejorar.

Hoy en Hortelanos hemos comunicado a nuestros clientes, colaboradores y proveedores una decisión muy meditada y que creemos que va a redundar positivamente en nuestro trabajo: dejamos de utilizar WhatsApp como canal de comunicación. Una medida que en Hortelanos a nivel interno siempre hemos tenido vigente y que ahora hemos decidido extender a nuestro entorno. 

Hemos tratado de realizar un diagnóstico certero y creemos que la dinámica de uso de este canal se ha extendido desde el ámbito personal al profesional generando un impacto negativo. Su uso no siempre es adecuado, y nosotros somos los primeros en entonar el mea culpa a ese respecto. La principal conclusión a la que hemos llegado es que se trata de separar: igual que todos tenemos una cuenta de email profesional y otra personal, necesitamos que los canales de comunicación personales y profesionales estén separados. 

Creemos que esta es una medida necesaria y en este post queremos explicaros los motivos que nos han llevado a tomar esta decisión. Son cuatro y al final explicamos someramente qué medidas complementarias o sustitutivas establecemos para mejorar y optimizar la comunicación. 

Motivo 1. Conciliar mejor nuestra vida personal y nuestra vida profesional. 

WhatsApp, como servicio de mensajería instantánea, se ha extendido socialmente hasta límites que nos parecen poco razonables, generando una sensación de permanente disponibilidad con nuestro entorno personal y nuestro entorno profesional. Como empresa entendemos que es nuestra obligación contribuir a mitigar esta situación. Todos compartiremos que no sería adecuado llamar por teléfono a casa de un colaborador o de un cliente a las 19.00h de un miércoles o un sábado por la mañana. ¿Por qué aceptamos con normalidad escribirle un WhatsApp a su teléfono personal? Nosotros recibimos este tipo de mensajes, y también los enviamos. En un contexto sociolaboral en el que se habla de racionalización de horarios, conciliación y desconexión, creemos que eliminar WhatsApp como canal de comunicación es una medida pertinente y positiva. 

Motivo 2. Mejorar nuestra productividad. 

En Hortelanos queremos ser más productivos. Es una cuestión sobre la que ponemos el foco constantemente, tratando de mejorar procesos y adoptar la tecnología necesaria para mejorarlos. Esto nos ha permitido, por ejemplo, implementar la semana laboral de 4 días, además de contar con otros mecanismos como el teletrabajo o la flexibilidad horaria. En la sociedad actual, concentrarse y prestar atención es cada vez más complicado debido a la cantidad de estímulos y vías de comunicación que tenemos en nuestro entorno. Y WhatsApp es una fuente más de distracción. No es raro comenzar una conversación por mensaje con un cliente para confirmarle que la campaña está lanzada, y terminar organizando un partido de pádel con los colegas, pidiendo a tu pareja que compre aguacates o viendo MEMEs sobre la última polémica entre Shakira y Piqué. 

Motivo 3. Lograr una comunicación más efectiva. 

WhatsApp conlleva una serie de códigos de uso que todos compartimos. Mensajes cortos, tono informal. emojis, palabras acortadas etc…. Un cocktail perfecto para generar malentendidos. Si esto ya puede ser un problema en la vida personal, en la profesional entendemos que es algo que no podemos permitir. 

Esto desemboca en dudas nos resultas, interpretaciones erróneas, conversaciones a medias, mensajes que no terminan de entenderse y en definitiva, pérdida de tiempo. Creemos que tenemos que evitar estas dinámicas que redundan de forma negativa en los flujos de comunicación entre las diferentes partes. 

Motivo 4. Gestionar correctamente la información. 

En no pocas ocasiones recibimos facturas o presupuestos por Whatsapp. También enlaces o fotografías. La información requiere un tratamiento y un almacenamiento para que luego podamos encontrarla, utilizarla, modificarla o compartirla con facilidad. Por eso entendemos que el email o herramientas de almacenamiento en la nube son más adecuadas para gestionar los flujos de información y la documentación.

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Entendemos que este cambio tiene un impacto, y que incluso para nosotros mismos su adopción va a ser compleja, porque no se trata de una cuestión que afecte a los demás exclusivamente sino que nosotros mismos somos parte del “·problema”. Seguramente habrá momentos de duda y preguntas sin respuesta, y tal vez tengamos que iterar en algún punto y realizar algún ajuste. 

Naturalmente, nuestra prioridad es dar un servicio eficaz a nuestros clientes. Por eso, hemos diseñado un protocolo de atención muy detallado que hemos compartido con ellos y que queremos que nos sirva para mejorar nuestro trabajo y las condiciones que lo realizamos. 

  • Hemos establecido unos horarios de atención. 
  • Optamos por el teléfono y el email como canales prioritarios de comunicación e intercambio de información. Estamos convencidos de que una conversación o un email común para varias personas implicadas en un proyecto o tarea puede ser mucho más clarificador y eficaz. 
  • Y hemos creado también un protocolo para gestionar urgencias que puedan surgir en los diferentes proyectos. 

Estamos seguros de que organizando nuestras comunicaciones y utilizando adecuadamente las herramientas y canales, podremos mejorar nuestro trabajo y nuestro servicio. 

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